Persoonsgegevens

Verwerking

1     Inleiding

Het bestuur van SC Muiden hecht veel waarde aan bescherming van persoonsgegevens. In dit document, in samenhang met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, wordt getracht om heldere en transparante informatie te gegeven over hoe persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Dit document moet gezien worden als een aanvulling op de privacyverklaring

Verwerking van de persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt

Dit document is naar aanleiding van de nieuwe privacy wetgeving om aan te tonen dat SC Muiden wil voldoen aan de AVG en daarmee alle stappen wil doorlopen om de AVG Verklaring ontvangen van de Stichting AVG voor Verenigingen.

2     Welke persoonsgegevens worden door SC Muiden
       verwerkt

2.1   De volgende persoonsgegevens worden gevraagd aan elk lid,
        donateur of vrijwilliger.

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geslacht
• Straatnaam
• Huisnummer
• Woonplaats
• Postcode
• Land
• Telefoonnummer
• Telefoonnummer ouder 1
• Telefoonnummer ouder 2
• E-mailadres
• E-mailadres ouder 1
• E-mailadres ouder 2
• Geboortedatum
• Kopie Legitimatie
• Legitimatie nummer
• Pasfoto
• Rekening nummer
• Rekening type

2.2   Welke van deze persoonsgegevens vallen onder de zgn. gevoelige
        persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens van leden jonger dan 16 jaar

Als je persoonsgegevens hebt van personen jonger dan 16 jaar, dan moet je daarvoor
altijd schriftelijk een handtekening (op papier!) voor akkoord hebben van de ouder,
verzorger of wettelijke vertegenwoordiger

2.3   Welke van deze persoonsgegevens vallen onder de bijzondere
        persoonsgegevens

Kopie legitimatie ( paspoort etc. )

3     Waar worden de persoonsgegevens verwerkt

SC Muiden verwerkt de persoonsgegevens in Sportlink (ledenbeheersysteem van de KNVB). Dit is de opslag plaats van het leden bestand van SC Muiden. (Veiligheid en back-ups verantwoordelijkheid van deze opslagplaats van de gegevens bij Sportlink)

De afspraken tussen SC Muiden en Sportlink op welke wijze met persoonsgegevens omgegaan wordt is opgenomen in paragraaf 9. (Privacy) van de Standaardvoorwaarden sportlink verenigingen (i.p.v een verwerkers overeenkomst ).

Door gebruik te maken van de diensten van Sportlink hebben we de algemene
voorwaarden geaccepteerd en is er een overkomst ontstaan tussen Sportlink en SC Muiden

3.1   Persoonsgegevens voor de KNVB

Voor het doorsturen van persoonsgegevens naar de KNVB is geen toestemming nodig. De KNVB maakt gebruik van de gegevens in Sportlink.
De KNVB en een bij de KNVB aangesloten club hoeven dus onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoon)gegevens via de systemen van Sportlink, geen be- of verwerkerovereenkomst te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.

Alleen van spelende en niet-spelende leden waarvoor ook contributie aan de KNVB wordt afgedragen en daarmee ook lid zijn van de KNVB, worden de persoonsgegevens verstrekt. Die zijn nodig voor o.a. een digitale spelerpas

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Pasfoto
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum

3.2   Persoonsgegevens voor de website

SC Muiden maakt gebruik van Voetbalassist, de website + CMS voor voetbalverenigingen.
Voetbalassist biedt een uitgebreid systeem voor ledenbeheer. 
Persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor communicatie en administratieve processen en kunnen gesynchroniseerd met de persoonsgegevens vanuit Sportlink.
VoetbalAssist vervult de rol van ‘bewerker’ en dient vanuit deze rol helder te maken aan verenigingen wat zij doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen. Noodzakelijk is hierbij een getekende ‘verwerkerovereenkomst’ tussen SC Muiden en Voetbalssist.
Een getekende verwerkerovereenkomst tussen VoetbalAssist en SC Muiden is aanwezig

De website heeft de volgende persoonsgegevens nodig voor verwerking :

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Pasfoto
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• E-mailadres ouder 1
• E-mailadres ouder 2
• Geboortedatum

De persoonsgegevens worden op de website gebruikt voor:

• Samenstellen van teams
  -    Leden worden gekoppeld aan teamindelingen en wedstrijdschema’s
  -    Persoonsgegevens: Voornaam, Tussen voegsel, Achternaam, Pasfoto
  
  

• Speler volg systeem
  -    Leden (jeugd) worden beoordeeld op hun voetbalcapaciteiten, training opkomst en
        motivatie. Gegevens worden verzameld over aantal doelpunten, assists e.d. 
  -    Persoonsgegevens: Voornaam, Tussen voegsel, Achternaam, Geboortedatum.
  
  

• Verjaardagen
  -    Alleen actieve leden worden in de lijst van verjaardagen gezet.
  -    Op de dag dat het lid zijn verjaardag viert wordt zijn naam getoond op de website
  -    Persoonsgegevens: Voornaam, Tussen voegsel, Achternaam, Geboorte datum
  
  

• Topscorer lijst
  -    Door de leiding van de teams kunnen de scores worden bijgehouden van de spelers.
       De scores van alle spelers worden op de website ingevoerd en getoond in een
       topscores lijst, zowel op de website als op de App
  -   Persoonsgegevens: Voornaam, Tussen voegsel, Achternaam
  
  

• Nieuwsbrief
  -   Aan alle actieve leden of relaties, team leden of een andere samenstelling van leden of
      relaties kunnen nieuwsbrieven gestuurd worden. De inhoud van de nieuwsbrief is gericht
      om informatie te verstekken aan de betrokkene.
      De mogelijkheid bestaat om geen nieuwsbrieven te willen ontvangen, maar dat wordt
      door de SC Muiden niet geadviseerd omdat dat dan geldt voor alle informatie naar
      de betrokkene.
      De betrokkene heeft zelf wel de mogelijkheid om zich uit te schrijven op de nieuwsbrief
      als dat nodig gevonden wordt.
  -   Persoonsgegevens: Email adres ( en van ouder(s) )

• Functie registratie van bestuursleden, commissies leden, leiders, trainers, scheidsrechters en andere vrijwilligers
  -   Alle functies en functionarissen krijgen een vereniging email adres zodat hun eigen
      e-mail adres niet wordt getoond. (< functie>.scmuiden.nl)
  -   Persoonsgegevens: Voornaam, Tussen voegsel, Achternaam en Telefoonnummer

3.3   Persoonsgegevens voor ClubCollect

ClubCollect heeft speciaal voor verenigingen een betaalsysteem opgezet dat inspeelt op

het innen van de contributie, één van de minder leuke taken is. Verenigingen hebben steeds vaker te maken met teruglopende inkomsten. De vraag naar gespreid betalen neemt toe, en er zijn minder vrijwilligers die zich willen inzetten voor de club.

Met ClubCollect houden we de volledige controle over alle geldzaken, maar zij doen het zware werk.

ClubCollect vervult de rol van ‘bewerker’ en dient vanuit deze rol helder te maken aan verenigingen wat zij doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen. Noodzakelijk is hierbij een getekende ‘verwerkersovereenkomst’ tussen SC Muiden en ClubCollect

Een getekende verwerkerovereenkomst tussen ClubCollect en SC Muiden is aanwezig

Van alle leden en donateurs die contributie / bijdrage moeten betalen moeten de volgende Persoonsgegevens aangeleverd worden.

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Rekening nummer
• Rekening type

4     Hoe worden we de gegevens van de leden en donateurs en
       aangeleverd bij aanmelding

5     Hoe worden opzeggingen aangeleverd en verwerkt

6     Waar worden de aanmeldingsformulieren  e.d. opgeborgen
       en bewaard

Wordt opgeborgen in een aparte archief kast in de bestuurskamer. De sleutel is in beheer bij de ledenadministratie.

7     Welke functionarissen binnen de vereniging SC Muiden zijn
       verantwoordelijk voor het aanleveren en verwerken van deze
       persoonsgegevens.

• Ledenadministratie:

  De ledenadministratie is verantwoordelijk voor aanleveren en verwerken van de
  persoonsgegevens van leden en donateurs. Dit bestaat uit:
  -   Bij een aanmelding van een lid of donateur komt  een aanmeldingsformulier via
      een email naar de ledenadministratie

  -   Bij aanmelding het verwerken van de gegevens van het aanmeldingsformulier naar 
      Sportlink. (leden en donateurs) 
  -   Het verwerken van alle mutaties op deze gegevens.
  -   Bij opzegging het verwijderen van gegevens
  -   Bij opzegging het verwijderen van het aanmeldingsformulier uit het archief. 

• Website beheerder(s)

  De website beheerder heeft toegang tot het CMS systeem en is verantwoordelijk voor de       persoonsgegevensverwerking binnen de website:

  -   Het up-to-date houden van ledenadministratie van het CMS systeem van de website.
      Dit kan door te synchroniseren met Sportlink of handmatig vanuit Sportlink de mutaties
      op het leden bestand bijhouden.
  -   Het verwerken van verzoeken van leden (ouders van leden) om persoonsgegevens te
      anonimiseren. (bv. verjaardagen)

• Penningmeester

  Elk seizoen moet het leden bestand van betalende leden vanuit Sportlink doorgegeven
  worden naar ClubCollect . Deze verzorgd het innen van de contributie

8     Welke functionarissen binnen de vereniging SC Muiden
       hebben toegang tot de persoonsgegevens van leden,
       donateurs en vrijwilligers

Alle persoonsgegevens van SC Muiden worden verwerkt in Sportlink (ledenbeheersysteem van de KNVB).

Toegang tot Sportlink zijn verleend aan:

• Leden van ledenadministratie:
• Contact persoon KNVB
• Website beheerder(s):
• Penningmeester hoofdbestuur
• Penningmeester voetbal
• Wedstrijdsecretariaat ?????

Toegang tot de ledenadministratie van het CMS systeem van de website zijn verleend aan:

• Website beheerder(s):

9     Welke functionarissen binnen de vereniging SC Muiden
       moeten een geheimhouding tekenen i.v.m. het omgaan
       met persoonsgegevens

Functionarissen zoals bestuursleden, commissieleden ( secretaris, penningmeester etc. ) hebben een geheimhoudingsplicht zeker in het omgaan met persoonsgegevens. Met de nieuwe AVG wet is dit aangescherpt

• Geheimhouding  geldt vooral ook voor functionarissen, die toegang hebben tot het beheersysteem van persoonsgegevens van SC Muiden: Sportlink en/of toegang hebben tot CMS systeem van de website van SC Muiden. Onderstaande functionarissen moeten een geheimhouding tekenen. 

      -   Leden van ledenadministratie
      -   Contact persoon KNVB
      -   Website beheerder(s)
      -   Penningmeester hoofdbestuur
      -   Penningmeester voetbal
      -   Wedstrijdsecretariaten ???

• Geheimhouding geldt ook voor functionarissen die persoonsgegevens verwerken en daarmee over gevoelige gegevens bezitten van individuele personen. Dit geldt vooral voor personen onder 16 jaar.
  De functionarissen die een geheimhouding moeten tekenen zijn:
  
  -   Secretariaten hoofd bestuur, voetbal, en tafeltennis
  -   Wedstrijd secretariaat voetbal (zaterdag,zondag en jeugd )
  -   Leden van technische commissie
  -   Leiders
  -   Trainers
  
  

• Geheimhouding geldt voor functionarissen die toegang hebben tot het speler volg systeem van de website. Hier worden persoonsgegevens verwerkt van personen op individuele basis die niet voor de buiten wereld geschikt zijn. Het gaat hierom persoonsgegevens van jeugd waaronder ook jeugd onder 16 jaar 
  De functionarissen die een geheimhouding moeten tekenen zijn:
  
  -   Leden van technische commissie
  -   Leiders
  -   Trainers
  
  

• Ook onder de geheimhoudingsplicht valt de gegevens van sponsoren etc
  De functionarissen die een geheimhouding moeten tekenen zijn:
  
  -   Leden van sponsorcommissie
  
  

• Verder geldt ook de algemene geheimhoudingspicht voor bestuursleden en commissieleden. Ook deze functionarissen moeten een geheimhouding tekenen.

10    Met welke organisaties moeten een verwerkerovereenkomst
        gesloten worden

Organisaties die in opdracht van de vereniging SC Muiden persoonsgegevens verwerken, zgn. verwerkers, moeten een verwerkerovereenkomst tekenen. Beide partijen zijn samen verantwoordelijk voor het afsluiten hiervan.

Organisaties die hiervoor in aanmerking komen zijn:

• Sportlink Services B.V.
  Grasweg 61
  1031 HX Amsterdam
  KvK nr: 09131012
  BTW nr: NL811357466B01
  
  

• Voetbalassist
  Hoogeind 36
  4143 LZ, Leerdam
  Nederland
  Tel:  0345 342 150
  KvK: 64170616
  [email protected]

• ClubCollect
  Sint Pieterspoortsteeg 23A
  1012 HM Amsterdam
  Netherlands
  email: [email protected]
  Tel: 085 760 6666
  KvK: 57468907 NLCollect B.V.
  
  

11    Is een privacy verklaring noodzakelijk bij SC Muiden

Zodra een vereniging persoonsgegevens verwerkt moet zij een privacy verklaring hebben. Hiermee informeer je de betrokkenen over de verwerking van hun gegevens en hun rechten. Het moet zichtbaar op de website staan zodat alle betrokkenen het gemakkelijk kunnen vinden